Functiebeschrijving en
Functiewaardering
Goed onderwijs vraagt om sterke onderwijsinstellingen met een heldere, compacte organisatiestructuur, waarin verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk beschreven en vastgelegd zijn in functiebeschrijvingen.
D.I.P.O. heeft door de Stichting Personeelsinstrumenten Onderwijs (SPO) gecertificeerde FUWASYS Onderwijs Adviseurs in dienst. Deze adviseurs kunnen voor uw organisatie een functiebouwwerk opzetten, functies beschrijven en waarderen.
Ontwikkelingen in het onderwijs (nieuwe eindtermenstructuur) en personeelsbeleid (loopbaanpaden binnen functieclusters) maken het nodig om uw vigerende functiebouwwerk regelmatig door te (laten) lichten. U kunt zich als onderwijsinstelling voor de aansturing en uitvoering van dit proces veel tijd en energie besparen door tijdig professionele hulp in te huren bij D.I.P.O.
Hieronder tien tips voor een succesvolle invoering.
Iedereen heeft inmiddels wel in enige mate ervaren dat het invoeren van een functiebouwwerk een tijdrovende activiteit is en vraagt om een goede en zorgvuldige voorbereiding en heldere communicatie. In de praktijk blijkt soms dat de wijze waarop het traject wordt ingevoerd de beoogde doelstelling niet altijd dichterbij brengt. Dat is jammer, omdat een gedegen functiebouwwerk als onderdeel van het integrale personeelsbeleid kan bijdragen aan een goed sociaal klimaat in de organisatie.
Wel nog een kleine waarschuwing: Het is uit onze uitgebreide praktijk gebleken dat het een illusie is te veronderstellen dat alle medewerkers tevreden zullen zijn na afronding van het traject. Dat komt omdat in een traject als dit niet de medewerker zelf en zijn functioneren centraal staat, maar de functie die de medewerker bekleedt.
Het kan dus voorkomen dat een minder goed presterende medewerker als gevolg van functiewaardering in een hogere salarisschaal terechtkomt en dat een goed presterende medewerker zijn functie in een lagere schaal gewaardeerd ziet (overigens zonder dat bestaande CAO-rechten worden aangetast). Voor het aanpakken van deze problemen bestaan andere instrumenten, zoals het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken ter beschikking.
Wij geven u hieronder tien tips die bijdragen aan succesvolle invoering.
Tip 1
Zorg voor een goede voorbereiding!
Kies een bij uw organisatie passende projectstructuur en stel zo snel mogelijk het Plan van Aanpak op.
Stel een tijdpad op dat realistisch en haalbaar is. Wees daarbij niet te optimistisch! Houd rekening met een jaar voor kleinere (tot 300 personeelsleden) en tot ongeveer twee jaar voor grotere organisaties (vanaf 300 personeelsleden).
Tip 2
Zorg voor een goede inventarisatie van huidige functies. Cluster functies waar mogelijk. Vaak blijkt in de loop van de tijd een aantal verschillende functiebenamingen te zijn ontstaan voor nagenoeg dezelfde functie, soms ook met uiteenlopende inschaling. Maak duidelijk dat de meeste functies nauwelijks wijziging zullen ondergaan. Zo wordt voorkomen dat verwachtingen ontstaan bij medewerkers die niet waargemaakt worden.
Tip 3
Spreek van tevoren met de centrale directie/college van bestuur af hoe omgegaan wordt met managementfuncties. Adviseer in het licht van de doelstellingen van de organisatie over een mogelijke indeling van deze functies. Het kan handig zijn om met het beschrijven en indelen van managementfuncties te starten, als tenminste niet gekozen wordt voor aansluiting bij een referentie- voorbeeldfunctie.
Tip 4
Maak duidelijk onderscheid tussen functiebeschrijving, functiecluster en salarisinpassing! De functiebeschrijvingfase is het belangrijkst! De beschrijving is immers de basis voor de indeling. Communiceer aan welke criteria een beschrijving dient te voldoen en besteed uitgebreid aandacht aan het beschrijven van functies. Wees alert op eventuele spanningen tussen manager en een medewerker.
Vaak hebben zowel manager als medewerker de neiging om een zeer uitgebreide functiebeschrijving op te stellen in de veronderstelling dat deze in de weging dan ook hoger uitkomt. Laat zien dat het gaat om structureel verrichte hoofdactiviteiten. Niet de hoeveelheid taken, maar de samenstelling van het functie-eisenpatroon is bepalend voor de zwaarte van de functie en daarmee voor de indeling!
Tip 5
Leg van tevoren vast op welke wijze de uitkomst van de functieweging gemotiveerd zal worden. Omkleed de weging zelf met waarborgen en treed niet in detail over de uitkomst van de weging. Hiermee wordt voorkomen, dat er een onderhandelingssituatie ontstaat over toegekende criteria. Het gaat immers om het totale functie-eisenpatroon en de wijze waarop dit past binnen de totale organisatie. Zorg dat over dit punt overeenstemming met de MR is bereikt en leg het vast in het Plan van Aanpak.
Tip 6
Zorg ervoor dat het management actief betrokken is bij het traject. De projectleider of functiewaarderingsdeskundige kan hen adviseren en moet hen voorzien van relevante informatie. Leg vast dat managers verantwoordelijk zijn voor het aanleveren van de definitieve, door de medewerker goedgekeurde functiebeschrijving. Daarbij is van belang om verschillende functies te clusteren en onderscheid te maken tussen feitelijk verrichte activiteiten, incidentele werkzaamheden en persoonsgebonden taken. Deze laatste horen niet thuis in een functiebeschrijving, maar maken onderdeel uit van de individuele afspraken met de betreffende medewerker!
Tip 7
Informeer medewerkers tijdig en doseer de informatie. In de praktijk blijkt het voor medewerkers soms lastig om onderscheid te maken tussen de functiebeschrijving en de individuele functie-uitoefening.Communiceer duidelijk dat het traject drie fasen kent: de beschrijvingsfase, de indelingsfase en de individuele salarisaanpassingsfase. Nodig indien gewenst functiehouders uit voor een functieoverleg. Doel van dit overleg is het verkrijgen van zoveel mogelijk overeenstemming en het vergroten van de betrokkenheid.
Tip 8
Presenteer de uitkomst van de weging in zijn geheel aan het management en de MR voordat medewerkers individueel geïnformeerd worden. Zo kunnen eventuele discrepanties en ongerijmdheden zichtbaar en besproken worden. Er zal mogelijk discussie ontstaan over te hoog of te laag gewaardeerde functies. Maak inzichtelijk dat de functie is ingebed in een organisatiestructuur en wat de consequenties zijn van een hogere of lagere inschaling. Verwijs zoveel mogelijk naar soortgelijke referentiefuncties.
Tip 9
De meeste functiewaarderingstrajecten resulteren in een meer marktconforme beloning. De salarissen zullen als gevolg daarvan stijgen. De subsidieverstrekker zal daartoe middelen beschikbaar stellen, maar het is aan de organisatie om te onderzoeken in hoeverre deze middelen toereikend zijn. Laat daarom de afdeling financiën een begroting opstellen van eenmalige salarisverhogingen en structurele verhogingen en een advies uitbrengen hoe de kosten het beste gedekt kunnen worden. Grote salarisstijgingen kunnen gevolgen hebben voor de toekomstige formatieruimte.
Tip 10
Zorg voor een goede administratieve organisatie!
Beschrijf de routing. Stel standaardbrieven op. Leg alle correspondentie vast in het dossier. Bespreek met de salarisadministratie op welke wijze de mutaties zullen worden aangeleverd. Zorg voor voldoende capaciteit bij de personeelsadministratie door het vrijmaken van medewerkers voor deze taak en het opschorten van andere werkzaamheden of door tijdelijk extra capaciteit aan te trekken. Licht de nieuwe inschaling en eventuele nabetalingen goed toe, bijvoorbeeld aan de hand van een mutatieformulier.
Lees onze vorige nieuwsbrieven
hier, klik op de brief
